EZ Stop Food Marts: Um estudo de caso de software PDI

 Em 1957, a Calloway Oil Co. foi fundada no sopé das Montanhas Great Smoky, no leste do Tennessee. Nas décadas que se seguiram, à medida que o outrora onipresente posto de serviço começou a desaparecer da paisagem americana, as lojas de conveniência, oferecendo uma experiência nova e aprimorada para o cliente, tomaram seu lugar, ao instalar um encoder incremental

Calloway Oil entrou na briga e, em 1984, criou sua própria linha de lojas de conveniência chamada EZ Stop Food Marts. “Nosso objetivo é ter lojas limpas e iluminadas com um layout aberto e caixas amigáveis ​​que imediatamente façam os clientes se sentirem bem-vindos”, diz Donna Perkins, gerente de livro de preços da EZ Stop.

Mais de 35 anos depois, a rede EZ Stop tem mais de 20 lojas em toda a região do leste do Tennessee.

EZ

Desafio Empresarial

Em 2008, várias coisas levaram a EZ Stop a procurar um novo provedor de software, principalmente, uma filosofia de longa data em relação ao tratamento de seus funcionários. “As pessoas deveriam poder ter uma vida fora do trabalho”, diz Perkins. Devido às ineficiências do sistema anterior, isso era cada vez mais impossível. “Muitos de nós trabalhamos 50 ou mais horas por semana apenas para cumprir as responsabilidades de nossos cargos, e isso depois de maximizar os recursos de automação do software”, explica Perkins.

Como gerente do livro de preços da EZ Stop, Perkins viu as oportunidades de melhoria em primeira mão em seu próprio departamento. Simplesmente, ela precisava de algo que funcionasse. “No meu sistema antigo, as regras de preço nunca funcionavam corretamente”, diz ela. “Tive que alterar manualmente cada Código de Produto Universal (UPC), então a possibilidade de erro humano era substancial. Simplesmente não era uma maneira muito eficiente de operar. ”

 

Além disso, a EZ Stop queria uma solução de software com melhores ferramentas de integração. “Nosso sistema anterior não foi construído em uma plataforma baseada em Windows”, explica Perkins. “Conseqüentemente, nossa capacidade de interagir com produtos e sistemas de terceiros, como o Excel, era severamente limitada. Isso afetou especialmente nossa capacidade de importar e exportar informações. ”

Solução PDI

PDI Enterprise , uma solução de software ERP completa projetada especificamente para varejistas de conveniência, era exatamente o que Perkins precisava para otimizar sua operação de catálogo de preços. “Meu objetivo era obter um sistema que fornecesse funcionalidade e eficiência incríveis, e o PDI Pricebook fez exatamente isso”, diz ela.

O PDI Pricebook facilitou o controle eletrônico e centralizado de preços de varejo e custos de fornecedores para ajudar a EZ Stop a maximizar as margens e melhorar a precisão. Perkins foi um fã imediato. “Sou uma grande defensora da lista de preços centralizada, e qualquer varejista que não esteja usando uma está absolutamente perdendo dinheiro”, afirma ela enfaticamente. “Quando implementamos o nosso e iniciamos a digitalização, descobrimos que todas as lojas apresentavam discrepâncias. O sistema captura uma tonelada de buracos que você, de outra forma, perderia.

O PDI Pricebook também abordou os problemas de eficiência do EZ Stop, melhorando o desempenho e a confiabilidade de duas ferramentas de negócios cruciais. O primeiro eram as regras de preços. “No meu sistema anterior, as regras de preço falhavam com tanta frequência que eu não confiava mais nelas. Portanto, sempre que um produto era adicionado ou um preço alterado, eu precisava adicioná-lo manualmente a uma planilha ”, explica Perkins.

Um consultor de PDI trabalhou com a equipe de livro de preços da EZ Stop para implementar mais de 600 regras para as operações de varejo complexas da empresa. “A configuração envolvida no PDI Pricebook é intensa e requer muito planejamento e previsão”, diz Perkins. “No início, ter os tamanhos, embalagens, marcas e fabricantes corretos é essencial. Você também deve examinar de perto cada relacionamento com o fornecedor para que possa adaptar suas regras de preço de acordo. É um trabalho muito pesado, mas quando você se compromete com o processo, os resultados valem o trabalho. ”

Dos quatro tipos de regras de preços - markup fixo, markup percentual, precificação de margem alvo e precificação especificada - a EZ Stop depende predominantemente da última. “As regras de preço no PDI Pricebook funcionam perfeitamente”, elogia Perkins. “As regras especificadas são perfeitas para nossas lojas porque me permitem fazer nossas margens sem muita reatividade no sistema. Tudo o que preciso fazer é selecionar o grupo de itens e sites aos quais a regra se aplica e a mudança é implementada. É infinitamente melhor do que ter que mudar cada UPC. ”

O PDI aumentou ainda mais a eficiência do EZ Stop, melhorando sua integração com sistemas de terceiros, permitindo que a rede de lojas de conveniência importe e exporte facilmente informações importantes. Foi uma mudança que Perkins saudou. “Atualmente, tenho três importações de meu fornecedor de mercearia: um arquivo de preço, um arquivo de fatura e um arquivo de fatura pendente”, diz ela. “Mas essa nem é a melhor parte”, ela continua animada. “O PDI Enterprise automatiza todo o processo programando minhas importações. Ele se conecta ao site FTP do meu fornecedor de mantimentos, pega o arquivo e o tem esperando para que eu verifique pela manhã. O sistema me alerta sobre quaisquer exceções, o que também me economiza tempo. ”

A carga de trabalho da Perkins não é a única que foi aliviada. Com acesso a mais de 100 perfis de importação, o EZ Stop está importando tudo, desde dados de custo de combustível DTN até transações diárias de contabilidade.

Resultados do cliente

Desde que mudou para o PDI Enterprise, Perkins cortou suas horas de trabalho pela metade, permitindo que ela se concentrasse em atividades que, como ela diz, “movem a empresa para uma direção positiva”.

“O tempo é a vantagem mais significativa que o PDI Pricebook me deu”, diz ela. “Eu costumava trabalhar 50 horas por semana apenas para que nossa lista de preços fosse boa. Agora está ótimo, e dedico apenas 25 horas por semana a isso. Estou fazendo mais com menos, e é disso que se trata ”.

Ela conclui dizendo: “Quando você escolhe um software, deseja uma empresa e um produto que tenha a capacidade de levá-lo ao futuro. Para nós, PDI é essa empresa e PDI Enterprise é esse produto. ”

Você sabia: sua fonte de notícias PDI fornecida pela  PDI , líder em software de gestão empresarial para os mercados de varejo de conveniência e atacado de petróleo